ビジネスマナー@電話のマナー！電話の受け方の基本:名指し人が電話中の場合！

◆名指しされた社員が電話中の場合！

名指し人が電話中の場合は、

「●●はただいま別の電話に出ておりますが」

と告げて相手の意向を尋ねましょう。

・電話が終わるのを待つと言われた時：
名指し人にメモを渡す等、電話が入っていることを知らせます。

電話が長引くようであれば
「申し訳ありません。電話が長引いており、終わり次第こちらからご連絡いたします」

相手のお名前、会社名、電話番号を尋ねておき、名指し人にメモを渡します。


・折返し電話が欲しいと言われた時：
相手のお名前、会社名、電話番号を尋ねておいて、名指し人にメモを渡すか、電話が終わった時に電話があったことを伝えましょう。

ビジネスマナー@電話のマナー！電話の受け方の基本:名指し人が来客中の場合！

◆名指しされた社員が来客中の場合！

名指し人が来客中の場合は、原則として電話を取り次ぎません。

「申し訳ありません。●●はただいま打ち合わせ中です。いかがいたしましょうか」

ここで気をつけないといけないのは「来客中」と応えると、自分よりも相手の方が大事なのかと思う方もいますので、電話応対では「来客中」という言葉は使わないようにしましょう。

と応えてますが、そこからの対応は相手の返事によって異なります！

・打ち合わせ後の連絡でよい場合：名指しの社員に電話があったことをメモに残しておき渡すようにします。

・急ぎの用件の場合：用件をメモして打ち合わせ中の名指しの社員に渡します。

その時、来客に「失礼します」と詫びてからメモを渡すようにします。

会議中の場合と同様に、相手の方が急ぎではないと言われても、名指しされた社員にとって重要な相手であったりすることがあります。
打ち合わせが長引く場合には、名指しされた社員に電話があった旨を伝えましょう！

ビジネスマナー@電話のマナー！電話の受け方の基本:名指し人が会議中の場合！

◆名指しされた社員が会議中の場合！

社内会議であれ会議中には原則として電話を取り次ぎません。

「申し訳ありません。●●はただいま会議中です。××時には終わる予定ですので折り返しご連絡いたしますが」

と応えてますが、そこからの対応は相手の返事によって異なります！

・会議後の連絡でよい場合：名指しの社員に電話があったことをメモに残しておき渡すようにします。

・急ぎの用件の場合：用件をメモして会議中の名指しの社員に渡します。

来客の時と同様に、相手の方が急ぎではないと言われても、名指しされた社員にとって重要な相手であったりすることがあります。
そのようなことがおこらないように、会議前に会議の参加者に特別な用件の有無を予め聞くようにしておけば、大切な連絡等の取次ぎミス等を回避することができます。

また、会議が長引いた場合には、名指しされた社員に電話があった旨を伝えましょう！

ビジネスマナー@電話のマナー！電話の受け方の基本:名指し人が外出している場合！

◆名指しされた社員が外出している場合！

名指し人が外出している場合は、その旨を伝え相手の意向を確認します。

「●●は、ただいま外出しております。私でよろしければ、ご用件をうかがいます」

と応えます。
名指し人の帰社予定がわかっている場合は、

「●●は、ただいま外出しております。×時には戻る予定ですが、私でよろしければ、ご用件をうかがいます」

のように対応します。
用件を受けた場合は、要点を復唱した後に

「私、△△課の○○と申します」

と名乗りましょう！
これで相手の方に安心してもらえる大切なマナーです！

ビジネスマナー@電話のマナー！電話の受け方の基本:名指し人が席空きの場合！

◆名指しされた社員が席空きの場合！

名指しの社員が席空きの場合は、

「申し訳ありませんが、●●はただいま席を外しております」

と応え、相手の意向を聞きます。
席に戻ったら電話がほしいと言われた場合は、

「恐れ入りますが、お電話番号をお聞かせ願えませんでしょうか」

と相手の電話番号を確認します。
相手の会社名やお名前がはっきりしていいない場合は、同時に確認しておきます。

相手がそうしようかとためらっている場合は

「よろしければ　ご用件を承りますが…」

と切り出しましょう！
用件を受けた場合は、要点を復唱した後に

「私、△△課の○○と申します」

と名乗りましょう！
これで相手の方に安心してもらえる大切なマナーです！

ビジネスマナー@電話のマナー！電話の受け方の基本:電話を回す！

05-03


●電話で用件を聞く

電話を受ける場合の基本として必ずメモ用紙と筆記用具を用意しておきましょう！
いざ用件を伺う際にメモ用紙や筆記用具を探すようではビジネスマン失格です。


◆名指しされた社員が居る場合！

相手が自社の社員宛に掛けてきた場合は、
「はい、営業の●●ですね、少々お待ちください」と復唱確認の上、保留して素早く電話を回します。

相手を電話口で待たすのは３０秒以内にしましょう！

ビジネスマナー@電話のマナー！電話の受け方の基本:電話の受け方！

●電話の受け方の基本

普段電話を使い慣れているとは思いますが、仕事の上での電話は様々な相手と話さなくてはいけないので難しいことがあります。
まずは、電話での第一声を大切にしましょう！


◆受話器を取るのは早めに！

電話の呼び出し音が３回鳴る前に受話器を取るのが基本です。


◆はっきりと社名を名乗りましょう！

受話器を取ったらこちら側から社名を名乗りましょう！
第一声は、時間を考慮しましょう！

午前１１時まで「おはようございます。○○商事です」
午前１１時を過ぎると「はい、○○商事です」

呼び出し音が３回以上鳴ってから取った場合
「おまたせしました、○○商事です」
と応えましょう！

社名の後に自分の名前を付け加えるのも良いでしょう！
「はい、○○商事の△△です」


◆電話の相手を確認しましょう！

電話の相手が名乗ったら
「いつもお世話になっております」と応えます。

電話の相手が名乗らなかったら
「失礼ですがどちら様でしょう」と尋ねて相手を確認しましょう！
電話では、社名と名前を名乗るのがマナーですから、相手を確認することは失礼にはあたりませんよ！


注：電話で聞き取りにくい場合は、
「申し訳ありません。もう一度お名前をお願いします」
「□□工業の××様でいらっしゃいますね」
と復唱して確認をしましょう。

ビジネスマナー@電話のマナー！電話を受ける場合の注意点！

電話は、相手の顔が見えないので受話器を取り上げるまで、お得意様なのか間違い電話なのか等どなたからの電話かわかりません。

そして、受話器に向かって話すあなたの第一声で会社のイメージが良くもなるし悪くもなります。

サービス業では、一般のお客様からのお電話が多いので電話での受け答えはしっかりしていますが、サービス業意外の業界では意外にしっかりしていない場合も少なくありません。

どのような仕事に従事していようが、社会人の基本としてしっかりとした電話の受け答えを心がけましょう！
電話の受け答え一つであなたの評価がアップしたりダウンしたりもします。

大切な電話の対応を身につけましょう！