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ビジネスマナー@電話マナーの常識

ビジネスマナー@電話のマナー!電話の受け方の基本:名指し人が電話中の場合!


◆名指しされた社員が電話中の場合!

名指し人が電話中の場合は、

「●●はただいま別の電話に出ておりますが」

と告げて相手の意向を尋ねましょう。

・電話が終わるのを待つと言われた時:
名指し人にメモを渡す等、電話が入っていることを知らせます。

電話が長引くようであれば
「申し訳ありません。電話が長引いており、終わり次第こちらからご連絡いたします」

相手のお名前、会社名、電話番号を尋ねておき、名指し人にメモを渡します。


・折返し電話が欲しいと言われた時:
相手のお名前、会社名、電話番号を尋ねておいて、名指し人にメモを渡すか、電話が終わった時に電話があったことを伝えましょう。


タグ:電話中

ビジネスマナー@電話マナーの常識

ビジネスマナー@電話のマナー!電話の受け方の基本:名指し人が来客中の場合!

◆名指しされた社員が来客中の場合!

名指し人が来客中の場合は、原則として電話を取り次ぎません。

「申し訳ありません。●●はただいま打ち合わせ中です。いかがいたしましょうか」

ここで気をつけないといけないのは「来客中」と応えると、自分よりも相手の方が大事なのかと思う方もいますので、電話応対では「来客中」という言葉は使わないようにしましょう。

と応えてますが、そこからの対応は相手の返事によって異なります!

・打ち合わせ後の連絡でよい場合:名指しの社員に電話があったことをメモに残しておき渡すようにします。

・急ぎの用件の場合:用件をメモして打ち合わせ中の名指しの社員に渡します。

その時、来客に「失礼します」と詫びてからメモを渡すようにします。

会議中の場合と同様に、相手の方が急ぎではないと言われても、名指しされた社員にとって重要な相手であったりすることがあります。
打ち合わせが長引く場合には、名指しされた社員に電話があった旨を伝えましょう!

タグ:電話の応対

ビジネスマナー@電話マナーの常識

ビジネスマナー@電話のマナー!電話の受け方の基本:名指し人が会議中の場合!


◆名指しされた社員が会議中の場合!

社内会議であれ会議中には原則として電話を取り次ぎません。

「申し訳ありません。●●はただいま会議中です。××時には終わる予定ですので折り返しご連絡いたしますが」

と応えてますが、そこからの対応は相手の返事によって異なります!

・会議後の連絡でよい場合:名指しの社員に電話があったことをメモに残しておき渡すようにします。

・急ぎの用件の場合:用件をメモして会議中の名指しの社員に渡します。

来客の時と同様に、相手の方が急ぎではないと言われても、名指しされた社員にとって重要な相手であったりすることがあります。
そのようなことがおこらないように、会議前に会議の参加者に特別な用件の有無を予め聞くようにしておけば、大切な連絡等の取次ぎミス等を回避することができます。

また、会議が長引いた場合には、名指しされた社員に電話があった旨を伝えましょう!

タグ:電話の応対

ビジネスマナー@電話マナーの常識

ビジネスマナー@電話のマナー!電話の受け方の基本:名指し人が外出している場合!

◆名指しされた社員が外出している場合!

名指し人が外出している場合は、その旨を伝え相手の意向を確認します。

「●●は、ただいま外出しております。私でよろしければ、ご用件をうかがいます」

と応えます。
名指し人の帰社予定がわかっている場合は、

「●●は、ただいま外出しております。×時には戻る予定ですが、私でよろしければ、ご用件をうかがいます」

のように対応します。
用件を受けた場合は、要点を復唱した後に

「私、△△課の○○と申します」

と名乗りましょう!
これで相手の方に安心してもらえる大切なマナーです!


タグ:電話応対

ビジネスマナー@電話マナーの常識

ビジネスマナー@電話のマナー!電話の受け方の基本:名指し人が席空きの場合!

◆名指しされた社員が席空きの場合!

名指しの社員が席空きの場合は、

「申し訳ありませんが、●●はただいま席を外しております」

と応え、相手の意向を聞きます。
席に戻ったら電話がほしいと言われた場合は、

「恐れ入りますが、お電話番号をお聞かせ願えませんでしょうか」

と相手の電話番号を確認します。
相手の会社名やお名前がはっきりしていいない場合は、同時に確認しておきます。

相手がそうしようかとためらっている場合は

「よろしければ ご用件を承りますが…」

と切り出しましょう!
用件を受けた場合は、要点を復唱した後に

「私、△△課の○○と申します」

と名乗りましょう!
これで相手の方に安心してもらえる大切なマナーです!

ビジネスマナー@挨拶マナーの常識

ビジネスマナー@和室でのおじぎの仕方のビジネスマナー!

おじぎにも3段階ある!

おじぎといってもただ頭をさげるだけではありません。
その時の状況によって、おじぎの仕方を使い分けましょう!
和室の場合のおじぎも知っておきましょう!!

・会釈:指先が軽く畳みに触れるように上体を15度位に傾ける、親しい人へのおじぎです。

・座礼:指先がしっかりと畳みに着くようにし、手の平は浮いた状態で、上体を45度位に傾けます。
一般的な来客に対する礼です。

・最座礼:上体を70度位傾けて手の平がしっかりと畳みに着くようにします。
目上の人へのあいさつになります。



●和室のポイント
和室でのマナーとして次のことはタブーです!
・畳の縁を踏む
・座布団を踏む
・座布団を引き寄せる

座布団に座る場合は、必ず身体を座布団に持っていきましょう!
タグ:挨拶 和室

ビジネスマナー@挨拶マナーの常識

ビジネスマナー@起立時のおじぎの仕方のビジネスマナー!


おじぎにも3段階ある!

おじぎといってもただ頭をさげるだけではありません。
その時の状況によって、おじぎの仕方を使い分けましょう!

・会釈:かるく頭を下げます。廊下等ですれ違った時にはこの会釈で十分ですね。
    一般的に起立の状態から15度くらい頭を下げるおじぎです。

・普通礼:起立の状態から30度くらい頭をさげるおじぎです。
    お客様をお迎えする時等は、敬礼をしましょう。

・敬礼:起立の状態から45度くらい頭を下げるおじぎです。
    お願い、謝罪等重要な場面で行うことが多いおじぎですね。

おじぎの基本は、おじぎの始めと終わりには相手の目を見ることが大切です!!
よそ見しながらの最敬礼は、最敬礼の意味がないどころか、大変に失礼になりますのでくれぐれも注意しましょう!!


おじぎのポイント
ペコペコ頭を下げるおじぎはスマートではないし、相手に対しての誠意も見せることができません。
おじぎは、ゆっくりとできれば1〜3呼吸するくらいで行います。

その場合、頭を下げる感じではなく、ていねいに上半身を折るよう基本です!

タグ:和室 挨拶

ビジネスマナー@電話マナーの常識

ビジネスマナー@電話のマナー!電話の受け方の基本:電話を回す!

05-03


●電話で用件を聞く

電話を受ける場合の基本として必ずメモ用紙と筆記用具を用意しておきましょう!
いざ用件を伺う際にメモ用紙や筆記用具を探すようではビジネスマン失格です。


◆名指しされた社員が居る場合!

相手が自社の社員宛に掛けてきた場合は、
「はい、営業の●●ですね、少々お待ちください」と復唱確認の上、保留して素早く電話を回します。

相手を電話口で待たすのは30秒以内にしましょう!

ビジネスマナー@訪問マナーの常識

ビジネスマナー@訪問のマナー!訪問時間を厳守!


訪問時間厳守が基本です!

ビジネスに限らず時間厳守は社会人としての常識です。
時間にルーズな人は全てにおいてルーズであると判断されてしますことになります。

相手先に訪問する場合には、訪問予定時刻の10分前には待ち合わせ場所に到着するようにしましょう。
10分前というのは、何度か訪問していたり、相手の会社の付近の地理がおよそ頭に入っている場合の最低限のゆとりを持つ時間です。

不慣れな地理の間所等に行く場合は、どんなことで時間をロスするかわからないので10分以上のゆとりを持って行動しましょう。

訪問先の会社が大きなビルの中にあり、玄関にはたどり着いたが、そこから相手の会社までロビーを横切りエレベーターに乗りと思わぬ時間を取られる場合があります。
場合によっては、間違ったエレベーターの乗ったとか、道順を間違ったとかビルの中で迷子のようになることも考えられます。

そのようなことがないように時間的にはゆとりを持った行動を心がけることが大切です。

ビジネスマナー@接客マナーの常識

ビジネスマナー@エレベーターの中でのビジネスマナー! 必要!


エレベーターを操作しましょう!

エレベーターの中では沈黙になりやすいものです。
お客様が乗り込んでこられた時、一緒に乗ることになった時は、
「どちらまでいらっしゃいますか?」
と声をかけてエレベーターを操作しましょう。そして、目的の階では
「こちらでございます」
と案内しましょう。

自分が先に降りる時は
「失礼いたします」
と言って、「閉」ボタンを押しながら降りましょう!

さて、エレベーターの上座は??

 1 操作パネルの人の後ろ
 2 1の方の隣
 3 操作パネルのない前列
 4 操作パネルの位置

上座は、入り口から遠い場所で下座は入り口に近い場所というのは、上座、下座を判断する上での基本ですね。

同僚と乗っている場合には、もちろんペチャクチャおしゃべりは控えましょう。


●お客様を迎えるポイント

エレベーターに限らず、新幹線で隣に座った人にでも同じですが、声をかけるタイミングは、目が合って又は接して10秒以内が声をかけやすいタイミングと言われています。
それは、相手も返事をしやすい状態であるということです。
10秒を超えてしまうとぐ〜んと声をかけにくくなるし、相手も返事がしにくくなりますよ。


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